Hạn Chế Thất Thoát Nguyên Liệu Với Phần Mềm Quản Lý Kho

Thất thoát kho trong F&B không chỉ đến từ việc nhập sai số lượng hay kiểm kê chưa kỹ. Vấn đề còn nằm ở quá trình nguyên liệu được sử dụng mỗi ngày để chế biến món ăn. Nếu quán không biết mỗi món đang dùng bao nhiêu nguyên liệu, số tồn trên hệ thống rất dễ lệch so với thực tế.

Với hệ thống như ORDER 5S, quản lý kho được tích hợp cùng quy trình order và bán hàng. Khi quán nhập nguyên liệu, thiết lập công thức hoặc định lượng cho từng món, mỗi lần món được bán hoặc chế biến, hệ thống có thể tự động trừ lượng nguyên liệu tương ứng trong kho. Nhờ đó, người quản lý có cơ sở để theo dõi tồn kho, kiểm soát nguyên liệu đã sử dụng và đối chiếu với lượng tồn thực tế khi kiểm kê. 

Khi order và kho được kết nối theo công thức món

Trong F&B, một món bán ra không chỉ tạo doanh thu mà còn kéo theo việc sử dụng nhiều loại nguyên liệu khác nhau. Vì vậy, nếu dữ liệu order có thể kết nối với dữ liệu kho, người quản lý sẽ dễ theo dõi nguyên liệu đã được dùng cho những món nào.

Với ORDER 5S, quán có thể nhập nguyên liệu vào kho, sau đó thiết lập công thức hoặc định lượng cho từng món. Khi món được bán hoặc chế biến, hệ thống sẽ trừ lượng nguyên liệu tương ứng theo công thức đã cài đặt.

Ví dụ, một phần cơm gà có thể được thiết lập gồm:

• 150 g thịt gà
• 200 g cơm
• 50 g rau
• một lượng nước sốt cố định

Khi bán 1 phần cơm gà, hệ thống sẽ ghi nhận lượng nguyên liệu tương ứng đã được sử dụng. Nếu trong ngày bán 20 phần, lượng thịt gà bị trừ sẽ dựa trên định lượng của 20 phần đó.

Quy trình như sau:

Nhập nguyên liệu vào kho → thiết lập công thức món → món được bán hoặc chế biến → hệ thống tự trừ nguyên liệu → tồn kho được cập nhật.

Giá trị của cách làm này nằm ở việc order, công thức món và tồn kho được liên kết với nhau, thay vì kho chỉ được theo dõi bằng cách nhập xuất thủ công.

Từ lúc nhập kho, dữ liệu nguyên liệu cần được ghi nhận rõ

Để hệ thống trừ kho chính xác, dữ liệu nhập kho ban đầu cần được ghi nhận đúng. Nếu số liệu đầu vào đã sai, các bước trừ kho theo món hoặc kiểm kê phía sau cũng sẽ bị lệch theo.

Số lượng và đơn vị tính phải thống nhất ngay từ đầu

Mỗi lần nhập hàng, người quản lý cần biết rõ nguyên liệu gì được nhập, số lượng bao nhiêu và đang tính theo đơn vị nào. Đây là thao tác tưởng đơn giản nhưng rất dễ tạo sai lệch nếu mỗi người ghi nhận theo một cách khác nhau.

Chẳng hạn, thịt có thể được nhập theo kilogram nhưng khi định lượng món lại tính theo gram. Nước ngọt có thể nhập theo thùng nhưng khi bán lại tính theo chai. Nếu cách quy đổi không được thống nhất, số liệu tồn kho sẽ nhanh chóng khó đối chiếu.

Ngoài ra, nguyên vật liệu trong F&B thường được chia thành nhiều nhóm như thịt, rau, trứng, gia vị, hàng khô hoặc đồ uống. Nếu quán không lưu thông tin rõ ràng theo từng nhóm, việc kiểm tra số lượng, tìm nguyên liệu và đối chiếu tồn kho sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Số lượng ban đầu ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu tồn kho

Với nguyên liệu mới nhập, điều quan trọng nhất là số lượng thực tế phải được cập nhật đúng. Nếu quán nhập 20 kg nguyên liệu nhưng hệ thống chỉ ghi nhận 18 kg, dữ liệu tồn kho phía sau sẽ bị lệch ngay từ đầu.

Khi món được bán và nguyên liệu được trừ dần, người quản lý sẽ khó biết phần chênh lệch đến từ đâu: do nhập sai, do định lượng chưa đúng hay do sử dụng thực tế vượt mức.

Vì vậy, bước nhập kho nên được xem là mốc dữ liệu đầu tiên để theo dõi toàn bộ quá trình sử dụng nguyên liệu về sau.

Tồn kho không chỉ là “còn bao nhiêu”, mà còn là “đã dùng vào món nào”

Một con số tồn kho cuối ngày chỉ cho biết kết quả. Để kiểm soát thất thoát, người quản lý còn cần biết nguyên liệu đã được sử dụng cho những món nào và lượng dùng có hợp lý hay không.

Món bán ra là căn cứ để theo dõi lượng nguyên liệu đã dùng

Khi quán đã thiết lập định lượng trong hệ thống, mỗi món bán ra sẽ trở thành căn cứ để cập nhật kho. Ví dụ, nếu một món được định lượng 150 g thịt và trong ngày bán 50 phần, lượng thịt dự kiến sử dụng sẽ khoảng 7,5 kg.

Từ đó, người quản lý có cơ sở để so sánh với lượng nguyên liệu giảm thực tế. Nếu hệ thống ghi nhận đã bán 50 phần nhưng lượng thịt thực tế giảm nhiều hơn đáng kể, quán có thể kiểm tra lại công thức món, thao tác chế biến, món làm lại hoặc các khoản sử dụng ngoài bán hàng.

Kiểm soát kho giúp tránh thiếu nguyên liệu khi đang phục vụ

Trong giờ vận hành, thiếu nguyên liệu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phục vụ. Một món vẫn còn trên menu nhưng bếp lại thiếu nguyên liệu để chế biến sẽ khiến nhân viên phải đổi món, báo lại khách hoặc xử lý thủ công.

Khi kho được theo dõi thường xuyên, quán sẽ chủ động hơn trong việc chuẩn bị nguyên liệu trước ca bán. Người quản lý có thể biết nhóm nguyên liệu nào đang giảm nhanh, nguyên liệu nào cần bổ sung và đâu là nhóm có nguy cơ thiếu trong thời gian cao điểm.

Định lượng món là cơ sở để trừ kho chính xác hơn

Trong F&B, việc trừ kho sẽ rõ hơn khi nguyên liệu được gắn với từng món bán ra. Nếu quán đã thiết lập công thức hoặc định lượng, mỗi lần món được bán hoặc chế biến, hệ thống có thể dựa vào đó để cập nhật lượng nguyên liệu đã sử dụng.

Ví dụ, một phần cơm gà dùng 150 g thịt gà thì khi bán 20 phần, lượng thịt được ghi nhận sử dụng sẽ dựa trên định lượng của 20 phần đó. Với ORDER 5S, dữ liệu bán hàng và tồn kho được liên kết với nhau, nên món được bán không chỉ tạo hóa đơn mà còn kéo theo việc trừ nguyên liệu tương ứng trong kho.

Món có định lượng cần được cân đúng công thức

Để dữ liệu trừ kho sát với thực tế, khâu chế biến cần bám sát định lượng đã thiết lập. Nếu công thức quy định mỗi phần dùng 150 g thịt nhưng nhân viên thường xuyên lấy nhiều hơn, số liệu tồn kho sẽ dần lệch.

Vì vậy, việc cân đo nguyên liệu khi chế biến không chỉ giúp món ăn đồng đều hơn, mà còn giúp dữ liệu kho phản ánh đúng hơn lượng nguyên liệu đã sử dụng.

Định lượng là cơ sở phát hiện vấn đề, không phải con số tuyệt đối

Trong thực tế, lượng nguyên liệu sử dụng không phải lúc nào cũng khớp hoàn toàn với công thức. Có thể phát sinh món làm lại, sơ chế hao hụt, nhân viên lấy dư hoặc nguyên liệu có tỷ lệ hư hỏng khác nhau.

Vì vậy, mục tiêu không phải ép số thực tế khớp tuyệt đối với định mức, mà là quan sát xem mức chênh có bất thường hay không.

Nếu một món quy định dùng 100g thịt nhưng thực tế thường xuyên tiêu hao gần 130-150 g mỗi phần, người quản lý nên kiểm tra lại cách định lượng, thao tác trong bếp hoặc chất lượng nguyên liệu đầu vào.

Kiểm kê để đối chiếu tồn thực tế với tồn trên hệ thống

Dù hệ thống đã trừ kho theo món bán ra, kiểm kê thực tế vẫn là bước cần thiết. Đây là lúc người quản lý kiểm tra xem số liệu tồn kho trên hệ thống có khớp với lượng nguyên liệu đang còn trong kho hay không.

Đối chiếu tồn hệ thống với tồn thực tế

Quy trình kiểm kê có thể hiểu đơn giản là:

Tồn trên hệ thống → kiểm đếm thực tế → xác định chênh lệch → tìm nguyên nhân.

Ví dụ, hệ thống ghi còn 25 chai nước nhưng kiểm thực tế chỉ còn 22 chai. Ba chai chênh lệch có thể đến từ nhiều nguyên nhân như giao dịch chưa ghi nhận, nhân viên lấy dùng nội bộ, đổ vỡ hoặc nhập số lượng ban đầu chưa đúng.

Với nguyên liệu chế biến, việc đối chiếu còn quan trọng hơn. Nếu hệ thống đã trừ kho theo định lượng món nhưng tồn thực tế vẫn lệch nhiều, người quản lý cần xem lại cả công thức món, lượng bán, hao hụt sơ chế và cách sử dụng nguyên liệu trong bếp.

Không nên chỉ sửa số cho khớp rồi kết thúc

Sau khi kiểm kê, người quản lý thường điều chỉnh lại số tồn trên hệ thống cho khớp với thực tế. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn là xác định vì sao số liệu bị lệch.

Nếu cùng một nguyên liệu thường xuyên phải điều chỉnh sau mỗi lần kiểm kho, đó có thể là dấu hiệu quy trình đang có vấn đề. Chẳng hạn, thịt liên tục thiếu so với định mức có thể liên quan đến cách định lượng món hoặc thao tác chế biến. Đồ uống thường xuyên chênh lệch thì nên kiểm lại khâu xuất bán hoặc bàn giao giữa các ca.

Tự động trừ kho theo món bán với ORDER 5S 

Trong F&B, quản lý kho không chỉ là đếm nguyên liệu còn lại. Điều quan trọng là biết nguyên liệu đã được nhập vào bao nhiêu, được sử dụng cho những món nào, đã trừ kho ra sao và số tồn thực tế có khớp với hệ thống hay không.

ORDER 5S không chỉ hỗ trợ quán ghi nhận order và bán hàng, mà còn có thể tích hợp quản lý kho thông qua công thức món. Khi nguyên liệu được nhập vào hệ thống và định lượng món được thiết lập, mỗi lần món được bán hoặc chế biến, lượng nguyên liệu tương ứng sẽ được trừ khỏi kho.

Nhờ đó, người quản lý có cơ sở để đối chiếu giữa tồn kho trên hệ thống và tồn thực tế, phát hiện các chênh lệch bất thường và kiểm soát nguyên liệu tốt hơn trong quá trình vận hành.